Domande frequenti
Le domande che ci fanno i titolari, con risposte dirette
Sicurezza dei dati, gestionale, errori di lettura, cosa succede dopo il pilota: le cose da sapere prima di provare Ordiva.
I miei dati sono al sicuro?
Il sito e l’applicazione funzionano solo su connessione cifrata (HTTPS). Le password non vengono mai salvate in chiaro, ma solo in forma cifrata. I dati di ogni azienda sono separati da quelli delle altre, i tentativi di accesso ripetuti vengono bloccati e l’accesso amministrativo del team di Ordiva è protetto dalla verifica in due passaggi.
Dove si trovano i server?
L’applicazione e il database sono ospitati su server nell’Unione Europea, a Francoforte (Germania). Per leggere i documenti degli ordini usiamo un servizio di intelligenza artificiale di un fornitore con sede fuori dall’UE: il trasferimento avviene con le garanzie previste dal GDPR, come spiegato nell’informativa privacy.
Chi vede i miei dati?
Gli utenti della tua azienda che inviti tu: un amministratore e gli operatori. Nessun’altra azienda cliente può vederli. Il team di Ordiva vi accede solo se serve per l’assistenza, in sola lettura, e ogni accesso resta scritto nel registro delle attività. Non vendiamo i dati e non li usiamo per pubblicità.
Cosa succede se Ordiva legge male un ordine?
Nessun ordine arriva al gestionale senza la tua conferma. Quando un codice non si trova nel catalogo, un abbinamento è incerto o un prezzo si discosta dal listino, la riga viene segnalata e aspetta la tua verifica. Puoi correggere qualsiasi riga prima di approvare, e le associazioni che correggi vengono ricordate per gli ordini successivi.
Serve installare qualcosa?
No. Ordiva si usa dal browser, da qualsiasi computer, senza programmi da installare e senza toccare il tuo gestionale. Basta un indirizzo email per l’accesso.
Quanto tempo serve per imparare a usarlo?
Poco: il lavoro di ogni giorno sono tre passaggi, sempre gli stessi. Incolli l’email o carichi il PDF, controlli le righe segnalate e approvi l’ordine per esportarlo. Durante la configurazione assistita lo facciamo insieme sui tuoi ordini reali, e gli operatori che inviti usano le stesse schermate.
Che tipi di PDF e di ordini legge?
I PDF generati dai programmi dei tuoi clienti, i PDF scansionati (letti visivamente dall’intelligenza artificiale) e il testo delle email, che puoi incollare o caricare come file .eml o .txt. Non servono modelli da configurare per ogni cliente. Un ordine può avere fino a 50 pagine. Foto e file Excel non si caricano direttamente: puoi salvarli in PDF.
Funziona con il mio gestionale?
Ordiva non si collega direttamente al gestionale: esporta ogni ordine approvato in un file CSV che il gestionale importa con la sua funzione di importazione. Il file contiene cliente, riferimento d’ordine, codici articolo, quantità e prezzi. Durante il programma pilota verifichiamo insieme l’importazione nel tuo gestionale, fino al primo ordine importato.
Posso usare il catalogo che ho già nel gestionale?
Sì. Durante la configurazione ci mandi l’elenco degli articoli esportato dal gestionale (codice, descrizione e prezzo di listino) e lo carichiamo noi. Ordiva non si sincronizza da solo con il gestionale: i nuovi articoli puoi aggiungerli tu dalla pagina Catalogo, mentre per aggiornare listini o articoli esistenti ci scrivi e li aggiorniamo noi.
Posso gestire più sedi o più aziende?
Più sedi della stessa azienda lavorano nello stesso account: inviti gli operatori di ogni sede e tutti vedono gli stessi ordini e lo stesso catalogo. Più aziende, con cataloghi o listini diversi, hanno invece ciascuna un account separato, con i propri dati. Oggi ogni utente accede a una sola azienda, quindi per ogni azienda serve un indirizzo email diverso.
Quanto tempo serve per partire?
Dipende soprattutto dal catalogo e dal gestionale. Dopo la candidatura ti ricontattiamo entro 1 giorno lavorativo; poi carichiamo il tuo catalogo, proviamo i tuoi ordini reali e verifichiamo l’importazione nel gestionale. Durante questa fase ti affianchiamo noi, fino al primo export.
Cosa succede se ho un problema tecnico?
Ci scrivi all’indirizzo email indicato in fondo a ogni pagina e ti rispondiamo entro 1 giorno lavorativo. Se è più semplice parlarne a voce, fissiamo una chiamata. Gli ordini già esportati restano nei tuoi file CSV e nel gestionale, e nessun ordine arriva al gestionale senza la tua approvazione.
Come funziona il programma pilota?
Stiamo selezionando le prime 10 aziende. Il pilota comprende 30 giorni di prova gratuita completa sui tuoi ordini reali, la configurazione assistita sul tuo catalogo e sul tuo gestionale e un prezzo fondatore garantito per 24 mesi.
Cosa succede dopo il pilota?
Alla fine dei 30 giorni decidi tu se continuare. Se continui, mantieni il prezzo fondatore per 24 mesi. Se non continui, l’account viene chiuso e i dati vengono cancellati entro 90 giorni, salvo obblighi di legge.
Posso esportare i miei dati e andarmene?
Sì. Ogni ordine approvato si scarica in CSV in qualsiasi momento. Se decidi di smettere, puoi chiederci una copia dei tuoi dati e la loro cancellazione scrivendo all’indirizzo indicato nell’informativa privacy.
I miei ordini vengono usati per addestrare l’intelligenza artificiale?
No. Gli ordini, i cataloghi e i documenti che carichi vengono trattati solo per conto della tua azienda e non vengono usati per addestrare modelli di intelligenza artificiale.
Non trovi la tua domanda? Scrivici all’indirizzo indicato nell’informativa privacy, oppure leggi le guide su come automatizzare l’inserimento degli ordini e su come portare gli ordini in PDF nel gestionale.