Ordini in PDF ed email: come portarli nel gestionale senza ricopiarli

Perché gli ordini in PDF sono difficili da importare

Un PDF è fatto per essere stampato e letto da una persona, non per essere importato. Dentro non ci sono “campi”: ci sono scritte posizionate sulla pagina. Quello che per te è chiaramente una tabella con codice, descrizione, quantità e prezzo, per un programma è un insieme di parole in punti diversi del foglio.

A questo si aggiungono le differenze tra un cliente e l’altro:

• ogni cliente usa il modello del proprio gestionale, con colonne in ordine diverso e intestazioni diverse;
• i codici articolo sono spesso quelli del cliente, non i tuoi;
• le tabelle lunghe si spezzano su più pagine, con intestazioni ripetute e subtotali in mezzo;
• note importanti (consegna, sconti, sostituzioni ammesse) finiscono a piè di pagina o nel corpo dell’email.

Per questo copiare e incollare dal PDF a un foglio di calcolo funziona raramente: le colonne si mescolano e i numeri perdono il formato.

PDF di testo e PDF scansionati

Prima di tutto conviene capire che tipo di PDF ricevi. Il modo più rapido è provare a selezionare il testo con il mouse.

• Se il testo si seleziona, è un PDF “di testo”, generato direttamente da un programma: le parole sono già dentro il file e si possono estrarre con precisione.
• Se non si seleziona nulla, o si seleziona tutta la pagina come un’unica immagine, è una scansione: un modulo stampato, magari compilato a mano o timbrato, e poi scansionato o fotografato. Per leggerlo serve un sistema che riconosca il testo nell’immagine.

Molte aziende ricevono entrambi i tipi, a volte dallo stesso cliente. Uno strumento che legge solo i PDF di testo ti lascia comunque una parte degli ordini da ricopiare.

Gli ordini scritti nel corpo dell’email

Non tutti gli ordini hanno un allegato. Molti clienti scrivono direttamente nell’email, a volte in fretta: “Buongiorno, per domani ci servono 20 scatole di bicchieri da 200 cc e i soliti tovaglioli, 10 pacchi”. Qui non ci sono colonne né codici: bisogna capire quali sono gli articoli, quali le quantità e cosa vuol dire “i soliti”. È il caso in cui le regole fisse non servono a nulla e serve un sistema capace di interpretare il linguaggio, affiancato da un controllo umano sulle righe dubbie.

Il ponte verso il gestionale: il file di importazione

Una volta letto l’ordine, bisogna farlo entrare nel gestionale. Il modo più semplice e diffuso è un file di importazione, quasi sempre un CSV: un file di testo in cui ogni riga è una riga d’ordine e i campi sono separati da un carattere, di solito il punto e virgola. Molti gestionali hanno una funzione per importare ordini o documenti da file: se non sai dove si trova nel tuo, chiedi a chi ti dà assistenza sul gestionale.

Nel file di importazione di un ordine di solito servono:

• il cliente e il riferimento dell’ordine, per ritrovarlo e collegarlo al documento originale;
• la data dell’ordine;
• per ogni riga, il codice articolo del tuo catalogo, la descrizione, la quantità e il prezzo unitario;
• il totale di riga e la valuta, utili come controllo.

Contano anche i dettagli tecnici, che sono la causa più frequente dei problemi: il separatore dei campi, la virgola come separatore dei decimali (in Italia “12,50” e non “12.50”), la codifica dei caratteri (per non perdere accenti e simboli) e il fatto che codici come “00123” non perdano gli zeri iniziali aprendo il file in Excel. Il modo più sicuro per verificarli è importare un ordine di prova e controllare il risultato nel gestionale riga per riga.

I controlli da fare prima di importare

Che l’ordine sia letto da una persona o da un software, prima dell’importazione conviene controllare sempre:

• che ogni riga corrisponda a un articolo esistente nel tuo catalogo;
• che le quantità siano plausibili e nell’unità giusta (pezzi, confezioni, cartoni);
• che i prezzi corrispondano al listino del cliente, o che le differenze siano volute;
• che il cliente sia quello giusto, soprattutto quando più sedi della stessa azienda ordinano separatamente;
• che l’ordine non sia già stato inserito, per esempio perché il cliente l’ha mandato due volte.

Un buon software fa questi controlli per te e ti mostra solo le eccezioni, invece di costringerti a rileggere ogni riga.

Un flusso di lavoro tipo

1. L’ordine arriva via email, nel testo o come PDF allegato.
2. Lo carichi nello strumento che legge l’ordine, senza ricopiarlo.
3. Lo strumento estrae le righe e le abbina agli articoli del tuo catalogo.
4. Controlli solo le righe segnalate: articoli non trovati, abbinamenti incerti, prezzi fuori listino.
5. Approvi l’ordine ed esporti il file di importazione.
6. Il gestionale importa il file e l’ordine è pronto per la consegna.

Errori comuni da evitare

• Importare senza un controllo finale: anche lo strumento migliore può leggere male una scansione sbiadita.
• Aprire e salvare il CSV con Excel prima di importarlo: può cambiare il formato dei numeri e dei codici.
• Chiedere ai clienti di cambiare il modo in cui ordinano: di solito non lo fanno, ed è giusto che sia lo strumento ad adattarsi a loro.
• Partire da tutti i clienti insieme: meglio iniziare dai clienti con più ordini e allargare quando il flusso è collaudato.

Come lo fa Ordiva

Con Ordiva incolli il testo dell’email oppure carichi il PDF, sia di testo sia scansionato, o il file dell’email (.eml). L’intelligenza artificiale legge l’ordine senza modelli da configurare per ogni cliente, e ogni riga viene abbinata a un articolo del tuo catalogo. Le righe da verificare vengono segnalate: tu le controlli, correggi se serve e approvi.

Dopo l’approvazione Ordiva esporta un CSV pronto per l’importazione, con punto e virgola come separatore, virgola per i decimali e codifica UTF-8, leggibile anche con Excel. Contiene numero e data dell’ordine, riferimento, nome ed email del cliente e, per ogni riga, codice articolo, descrizione, quantità, prezzo unitario, totale e valuta. Durante il programma pilota verifichiamo insieme l’importazione nel tuo gestionale, fino al primo ordine importato.

Per un quadro più ampio leggi la guida sull’inserimento ordini automatico, prova il simulatore nella pagina principale o consulta le domande frequenti.