Ricopiare un ordine nel gestionale sembra un lavoro da pochi minuti. Lo è, se lo guardi un ordine alla volta. Il conto cambia quando lo moltiplichi per tutti gli ordini della giornata, per i giorni del mese e per le persone che lo fanno. In questo articolo facciamo il calcolo passo per passo, con numeri d’esempio dichiarati, così puoi rifarlo con i tuoi.
Cosa c’è dentro un ordine inserito a mano
Prima di fare i conti conviene chiarire che cosa si misura. Inserire un ordine non vuol dire solo digitare righe. Di solito il lavoro comprende:
- aprire l’email, il PDF o il foglio Excel e capire chi è il cliente;
- cercare il cliente nel gestionale e aprire un nuovo ordine;
- per ogni riga, trovare l’articolo giusto: a volte il cliente scrive il tuo codice, più spesso il codice del produttore, il suo codice interno o una descrizione a parole;
- controllare quantità e unità di misura (pezzi, confezioni, metri, rotoli);
- confrontare il prezzo con il listino o con le condizioni del cliente;
- salvare, e spesso mandare una conferma.
Se il tempo che misuri comprende solo la digitazione, il risultato sarà troppo basso.
Conviene misurare dall’apertura del messaggio al salvataggio dell’ordine.
Il calcolo d’esempio
I numeri che seguono sono un esempio, non una media del settore: servono a mostrare il metodo. Prendiamo un’azienda che riceve 20 ordini al giorno, impiega in media 10 minuti per inserirne uno e ha un costo orario dell’ufficio di 25 euro (lo stipendio lordo più i contributi e gli altri costi del posto di lavoro, diviso per le ore lavorate).
| Voce | Calcolo | Risultato |
|---|---|---|
| Minuti al giorno | 20 ordini × 10 minuti | 200 minuti |
| Ore al mese | 200 minuti × 21 giorni lavorativi ÷ 60 | 70 ore |
| Costo al mese | 70 ore × 25 € | 1.750 € |
| Ore all’anno | 70 ore × 12 mesi | 840 ore |
| Costo all’anno | 840 ore × 25 € | 21.000 € |
Ottocentoquaranta ore all’anno sono ventuno settimane di lavoro a tempo pieno (a 40 ore la settimana) passate a ricopiare.
I costi che il calcolo non vede
La tabella misura solo il tempo dell’inserimento. Ci sono altri costi, più difficili da contare ma reali.
Le correzioni. Un codice sbagliato, una quantità letta male, un’unità di misura confusa: l’errore di solito emerge dopo, quando la merce è già preparata o spedita. Allora servono una telefonata, un reso, una nota di credito, a volte un secondo trasporto. Anche qui un esempio: se 2 ordini su 100 contengono un errore e ognuno richiede 30 minuti di lavoro per essere sistemato, con 420 ordini al mese sono circa 8 errori e 4 ore in più. A queste si aggiungono i costi del trasporto e della merce che torna indietro, che dipendono dal tuo caso.
I ritardi. Quando gli ordini si accumulano (il lunedì mattina, a fine mese, dopo una fiera) alcuni vengono inseriti il giorno dopo. Il cliente aspetta, il magazzino prepara in ritardo, e chi chiama per sapere “a che punto è il mio ordine” toglie altro tempo all’ufficio.
La dipendenza da una persona. In molte aziende c’è una persona che conosce i codici e le abitudini dei clienti meglio di tutti. Quando è in ferie o malata, gli ordini rallentano o aumentano gli errori. È un costo che non compare nei conti finché non succede.
Il lavoro che non si fa. Le ore passate a ricopiare sono ore tolte ad altro: richiamare un cliente che non ordina da un mese, seguire un preventivo, sistemare il listino. Questo costo non si misura in euro, ma chi gestisce un ufficio vendite lo conosce bene.
Come misurare i tuoi numeri
Per un calcolo credibile bastano una settimana e un foglio di carta.
- Conta gli ordini. Per cinque giorni lavorativi annota quanti ordini arrivano, divisi per canale: email, PDF, Excel, telefono, altro.
- Cronometra un campione. Scegli una ventina di ordini diversi tra loro, alcuni semplici e alcuni lunghi, e misura il tempo dall’apertura al salvataggio. Fai la media.
- Annota le correzioni. Per un mese segna ogni ordine che è stato corretto dopo l’inserimento, e quanto tempo ha richiesto sistemarlo.
- Usa il costo orario vero. Chiedi al consulente del lavoro o all’amministrazione il costo aziendale orario di chi inserisce gli ordini, non lo stipendio netto.
- Rifai la tabella con i tuoi numeri.
Cosa fare con il risultato
Il numero finale non dice da solo che cosa conviene fare, ma aiuta a decidere con più calma. Se il costo è basso, forse basta organizzare meglio la casella degli ordini e preparare una tabella dei codici dei clienti più frequenti. Se è alto, conviene valutare uno strumento che legga gli ordini al posto tuo, a condizione che lasci a una persona il controllo finale.
In ogni caso è utile rifare il calcolo dopo qualche mese. Gli ordini cambiano con le stagioni e con i clienti, e un numero aggiornato evita di decidere a sensazione.
Come lo fa Ordiva
Ordiva legge gli ordini che arrivano via email, PDF ed Excel, li abbina al tuo catalogo e segnala le righe dubbie: un codice che non esiste, un prezzo diverso dal listino, più articoli possibili. Tu controlli ed esporti un file per il gestionale che usi già. Sul sito trovi un calcolatore che usa lo stesso metodo di questo articolo; se vuoi provarlo sui tuoi ordini reali, puoi candidarti al programma pilota.
