In molti uffici vendite gli ordini arrivano da ogni parte: l’email del commerciale, la casella generica, il PDF generato dal gestionale del cliente, il foglio Excel con la lista di cantiere, la foto mandata dal telefono. Ognuno ha un formato diverso e nessuno avvisa quando arriva. Il risultato è un lavoro fatto a memoria, dove un ordine può restare in fondo a una casella per giorni.
Non serve cambiare le abitudini dei clienti per mettere ordine.
Bastano alcune regole interne, semplici da tenere. Eccole, nell’ordine in cui conviene introdurle.
1. Un solo indirizzo per gli ordini
Il primo passo è far arrivare tutti gli ordini nello stesso posto. Di solito si crea un indirizzo dedicato, per esempio ordini@nomeazienda.it, letto da più persone.
I clienti continueranno per un po’ a scrivere al commerciale che conoscono. Non è un problema: chi riceve un ordine nella propria casella lo inoltra all’indirizzo degli ordini, senza inserirlo da sé. Così c’è un solo elenco da guardare e nessun ordine dipende dalle ferie di una persona.
Con il tempo si può aggiungere l’indirizzo degli ordini nelle conferme, nelle firme email e nei documenti di trasporto. Molti clienti lo adotteranno da soli.
2. Gli ordini a voce diventano scritti
Gli ordini al telefono o a voce sono i più facili da perdere e i più difficili da verificare. Una regola semplice: chi riceve una telefonata scrive l’ordine in un’email all’indirizzo degli ordini, con nome del cliente, righe e data di consegna. Bastano due minuti, e l’ordine entra nello stesso flusso di tutti gli altri.
Lo stesso vale per i messaggi sul telefono e per le foto di un foglio scritto a mano: si inoltrano all’indirizzo degli ordini, così restano insieme agli altri.
3. Uno stato per ogni ordine
Il problema più comune non è ricevere gli ordini, ma sapere a che punto è ciascuno. Conviene dare a ogni ordine uno stato, sempre lo stesso per tutti:
- ricevuto: è arrivato, nessuno l’ha ancora aperto;
- in lavorazione: qualcuno lo sta inserendo;
- da chiarire: manca qualcosa (un codice, una quantità, un prezzo) e si aspetta il cliente;
- inserito: è nel gestionale;
- confermato: il cliente ha ricevuto la conferma.
Per tenere gli stati non serve un programma nuovo. Nella posta si possono usare le etichette o le cartelle; in alternativa basta un foglio condiviso con una riga per ordine. L’importante è che lo stato sia visibile a tutti e che chi prende un ordine lo segni subito, per evitare che due persone lavorino sullo stesso.
4. Gli ordini “da chiarire” hanno una scadenza
Gli ordini incompleti sono quelli che si perdono più facilmente: si mettono da parte in attesa di una risposta e poi si dimenticano. Due accorgimenti aiutano:
- quando si scrive al cliente per chiarire, si annota la data della richiesta;
- ogni mattina si guarda la lista degli ordini da chiarire e si sollecita chi non ha risposto dal giorno prima.
Quando l’ordine ha una data di consegna vicina, è più rapido telefonare.
5. Attenzione ai doppioni e alle modifiche
Capita spesso che un cliente mandi lo stesso ordine due volte, per sicurezza, o che mandi una seconda versione con una riga in più. Se le due email vengono lavorate da persone diverse, l’ordine entra due volte nel gestionale.
Per evitarlo conviene:
- cercare sempre il riferimento d’ordine del cliente (il numero del suo ordine d’acquisto) prima di inserire;
- quando arriva una modifica, scrivere nell’oggetto o nelle note quale ordine sostituisce;
- rispondere alle modifiche con una conferma che riporta le righe aggiornate.
6. Un nome chiaro per gli allegati
I PDF e i fogli Excel arrivano con nomi come “ordine.pdf” o “Documento1.xlsx”. Se gli allegati vengono salvati in una cartella, conviene rinominarli con una regola fissa, per esempio data, cliente e riferimento: 2026-10-22_Rossi_ODA-1458.pdf. In questo modo si ritrovano in pochi secondi quando il cliente chiama, e si vedono subito i doppioni.
7. Un orario per gli ordini
Lavorare gli ordini a mano a mano che arrivano sembra la soluzione più veloce, ma spezza continuamente il lavoro. Molti uffici si trovano meglio con due o tre momenti fissi al giorno, per esempio alle 9, alle 12 e alle 16, più un’eccezione per gli urgenti. I clienti sanno che un ordine arrivato entro una certa ora parte il giorno stesso, e l’ufficio lavora con meno interruzioni.
8. Una tabella dei codici dei clienti
Molti clienti ordinano con i propri codici o con quelli del produttore. Ogni volta che qualcuno trova la corrispondenza giusta, conviene scriverla in una tabella condivisa: codice o descrizione del cliente da una parte, codice interno dall’altra. Dopo qualche settimana la tabella copre gran parte delle righe ricorrenti e il lavoro diventa più veloce anche per chi è appena arrivato.
Da dove cominciare
Se vuoi anche sapere quanto ti costa oggi il lavoro di inserimento, abbiamo preparato un calcolo d’esempio da rifare con i tuoi numeri.
Come lo fa Ordiva
Con Ordiva carichi gli ordini arrivati via email, PDF ed Excel, anche più file insieme: li legge, li abbina al tuo catalogo, li mette in un unico elenco con il loro stato e ricorda le corrispondenze dei codici che confermi. Le righe dubbie restano evidenziate finché non decidi tu, poi esporti un file per il gestionale. Per i dettagli leggi come portare gli ordini in PDF ed email nel gestionale, oppure candidati al programma pilota.
