Un codice sbagliato in un ordine non fa rumore quando entra nel gestionale. Lo fa dopo: quando il magazzino prepara l’articolo sbagliato, quando il cliente lo riceve, quando bisogna organizzare il reso e rifare la spedizione. Per questo conviene fermare l’errore prima, nel momento in cui l’ordine viene inserito.
Per farlo bisogna sapere da dove nascono gli errori di codice. Le cause sono poche e si ripetono.
Da dove nascono gli errori
Il codice del produttore al posto del tuo. L’installatore copia il codice dal catalogo del produttore o dalla confezione. Se nel tuo gestionale gli articoli hanno un codice interno diverso, qualcuno deve fare la conversione, e la conversione è il punto dove si sbaglia.
Il codice interno del cliente. Molte aziende ordinano dal proprio gestionale, che stampa i loro codici articolo. Il PDF arriva ordinato e leggibile, ma con codici che nel tuo catalogo non esistono.
Un codice vecchio. Il cliente usa un listino di due anni fa, o un articolo è stato sostituito da un nuovo modello. Il codice esisteva, ma oggi non esiste più o indica un prodotto fuori produzione.
Un errore di battitura. La lettera O al posto dello zero, la l minuscola al posto dell’uno, un trattino in più o in meno, due cifre invertite. Sono errori piccoli, ma bastano a far trovare un altro articolo o a non trovarne nessuno.
L’articolo quasi uguale. Lo stesso cavo in un altro colore, lo stesso interruttore con un amperaggio diverso, la stessa vite in un’altra lunghezza. I codici differiscono per un carattere e le descrizioni si somigliano. È l’errore più insidioso, perché il codice esiste ed è valido: è solo quello sbagliato.
Nessun codice. “10 matasse di cordina 1,5 blu”, “il solito centralino da 12 moduli”. Chi inserisce deve capire l’articolo dalla descrizione, e spesso ci sono più candidati possibili.
Il codice giusto con l’unità sbagliata. Il codice è corretto, ma il cliente intende 2 confezioni e l’articolo è venduto a pezzi, o intende 2 rotoli e l’articolo è a metri. L’errore non è nel codice, ma il risultato è lo stesso: la merce sbagliata.
Come intercettarli
Nessuna regola elimina tutti gli errori, ma alcune abitudini li riducono molto.
Una tabella di corrispondenza
Ogni volta che si risolve un codice del cliente o del produttore, conviene scriverne la corrispondenza in una tabella: codice o descrizione del cliente da una parte, tuo codice dall’altra, con il nome del cliente. Molti gestionali hanno un campo per il codice del fornitore o per i codici alternativi; se non c’è, basta un foglio condiviso. La seconda volta che lo stesso cliente ordina lo stesso articolo, la risposta è già pronta.
Il prezzo come spia
Il prezzo scritto dal cliente è un ottimo controllo.
Le righe nuove si guardano due volte
Le righe che il cliente ordina spesso, con codici già visti, sono a basso rischio. Le righe nuove (un codice mai visto, un articolo ordinato per la prima volta, una descrizione senza codice) meritano un secondo sguardo, magari da parte di chi conosce meglio il catalogo. Separare le due cose permette di controllare meglio senza rallentare tutto.
Unità di misura scritte per esteso
Quando un articolo può essere venduto a pezzi, a confezioni o a metri, l’unità va sempre scritta nella conferma d’ordine: “2 confezioni da 100 pezzi”, non “2”. Se il cliente ha inteso un’altra cosa, se ne accorge leggendo la conferma.
Codici sostituiti segnalati
Quando un articolo viene sostituito, conviene lasciare nel gestionale un riferimento dal vecchio codice al nuovo, invece di cancellare il vecchio. Chi inserisce l’ordine vede subito che l’articolo è cambiato e può avvisare il cliente.
La conferma d’ordine al cliente
La conferma d’ordine con codici, descrizioni, quantità e prezzi è l’ultimo controllo, e lo fa il cliente. Funziona solo se arriva presto: una conferma che arriva il giorno dopo la spedizione non serve a nulla.
Cosa fare quando l’errore è già successo
Quando un errore di codice arriva fino al cliente, la prima cosa è sistemare la consegna. La seconda, spesso dimenticata, è capire da dove è nato e scriverlo nella tabella di corrispondenza: era un codice del produttore? un articolo quasi uguale? un’unità di misura? Dopo qualche mese la tabella racconta quali clienti e quali famiglie di articoli generano più errori, e lì conviene concentrare i controlli.
Se vuoi stimare quanto pesano queste correzioni sul lavoro dell’ufficio, puoi partire dal nostro calcolo d’esempio sul costo dell’inserimento manuale.
Come lo fa Ordiva
Ordiva abbina ogni riga dell’ordine al tuo catalogo anche quando il cliente scrive il codice del produttore, il suo codice o solo una descrizione. Quando non è sicuro non sceglie da solo: segnala il codice inesistente, i più articoli possibili, il prezzo diverso dal listino o l’unità di misura diversa, e aspetta la tua decisione. Le corrispondenze che confermi le ricorda per gli ordini successivi. Puoi leggere la guida sull’inserimento ordini automatico o candidarti al programma pilota.
